Privacyverklaring

VBJK hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven we helder en transparant weer welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we daarmee omgaan. 

Versie 23-05-2018

Respect voor uw privacy

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VBJK houdt zich daarvoor aan de wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).   

Dit betekent dat wij in alle gevallen:

  • persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, de verschillende doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent persoonsgegevens, u op uw rechten willen wijzen en uw rechten zullen respecteren.

Kortom, VBJK is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u hierover vragen heeft, kunt u met ons contact opnemen: VBJK vzw | Raas van Gaverestraat 67a | 9000 Gent | info@vbjk.be | 09 232 47 35 

Tot wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen die deelneemt en/of meewerkt aan onze activiteiten (projecten, onderzoek, evenementen), op iedereen die belangstelling toont of toonde voor de werking van VBJK en op alle partnerorganisaties en leveranciers waarmee VBJK samenwerkt.

Waarvoor verwerkt VBJK persoonsgegevens?

VBJK verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van deze rechtsgronden:

  • het deelnemen aan projecten en activiteiten van VBJK (contractuele overeenkomst);
  • het verlenen van diensten (contractuele overeenkomst);
  • het versturen van informatie over onze projecten en activiteiten (gerechtvaardigd belang en ondubbelzinnige toestemming).

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens gebeurt met uw toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken.

Welke persoonsgegevens verwerkt VBJK?

Voor de bovenstaande doelstellingen kan VBJK de volgende persoonsgegevens opvragen en verwerken:

  • persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres;
  • privécontactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres;
  • persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht;
  • aanwezigheid activiteiten;
  • eetvoorkeur of dieetvoorkeur voor de catering;
  • beeldmateriaal (foto’s, webinars …).

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt, bijvoorbeeld via inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk contact, telefonisch contact, mailverkeer ...

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we uw gegevens verkregen hebben.

Zijn er ook derden?

Als het nodig is voor de hierboven omschreven doeleinden kan VBJK de gegevens die u geeft aan derde partijen verstrekken. VBJK werkt samen met derde partijen voor:

  • de internetomgeving (webhosting, mailhosting ...);
  • IT-infrastructuur (onder andere IT-netwerk, servers …);
  • de (financiële) administratie;
  • verspreiding van uitnodigingen.

Met externe dienstverleners maakt VBJK de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij geven persoonsgegevens nooit door aan externe dienstverleners waarmee VBJK geen verwerkersovereenkomst heeft afgesloten waarin dezelfde bepalingen in de contractvoorwaarden zijn overgenomen.

Verstrekking aan derden

VBJK deelt persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • partnerorganisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van VBJK (zoals Universiteit Gent, Kind & Gezin, SWP Uitgeverij);
  • partners (nationaal en internationaal) waarmee we samen activiteiten organiseren en waarvoor we deelnemerslijsten uitwisselen (onder andere VCOK, Koning Boudewijnstichting);
  • overheidsdiensten (onder andere Kind & Gezin, Belgisch Staatsblad).

Met deze partijen maakt VBJK afspraken om de beveiliging en vertrouwelijke behandeling van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder geven wij de gegevens die u verstrekt niet aan derden door, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit aan derden door voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel met derden delen als u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft steeds het recht om deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

Bewaartermijn

VBJK bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn, rekening houdend met de termijn die noodzakelijk is om aan wettelijke vereisten te voldoen (bijvoorbeeld op het gebied van boekhouding). De bewaartermijnen kunnen per doel verschillen, maar over het algemene verbindt VBJK zich ertoe beeldmateriaal niet langer bij te houden dan maximaal 10 jaar en persoonsgegevens niet langer dan maximaal 5 jaar na laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

  • Alle personen die namens VBJK kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij gebruiken een firewall en een virusscanner die we systematisch en tijdig updaten.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • VBJK-medewerkers krijgen toegang tot uw gegevens voor zover ze die nodig hebben om hun taken naar behoren uit te oefenen. Zij zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Mocht zich desondanks toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd volgens de bepalingen van de wet.

Uw rechten

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. U heeft het om het wissen (verwijderen) van persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt: VBJK behoudt zich het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails). Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. U kunt VBJK ook aanschrijven via deze contactpagina. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan een verzoek. 

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct met ons contact op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) | Drukpersstraat 35 | 1000 Brussel | commission@privacycommission.be

Wijzigingen

VBJK kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Wijzigingen worden steeds overgenomen op de website. De laatste wijziging gebeurde op 23 mei 2018. Oudere versies worden digitaal opgeslagen, stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.